新規営業電話で大事なことは？事前準備とかけ方について解説
電話営業
2023.01.17
電話営業は時代遅れだと思われがちですが、新規営業においては電話営業の効果は今でもあります。しかしその効果は決して高くはないため、成果をあげるための施策が必要です。では一体どのようにすれ成果があがるのでしょうか。ここでは新規営業における電話の事前準備とかけ方のポイントについて解説します。
新規営業で電話が有効な理由
最近では、ウェブ広告やウェブサイトを使った営業がほとんどです。しかし、ウェブサイトやウェブ広告は、商品を認知している人向けの営業です。そもそもサービスが商品を知らない人は検索のしようがありません。
そうした人たちにアプローチするために電話営業が有効なのです。つまり電話営業は、潜在顧客にアプローチできる手法になるわけです。DMやメールは読まれなければ終わりですが、電話営業であれば少なくとも電話に出てもらえれば話を聞いてもらえます。これもまた新規営業で電話が有効な理由のひとつでしょう。
新規営業電話で必要な事前準備
新規営業電話では必要な準備をしておかなければなりません。ここでは必要な準備として6つ紹介します。
電話をかける準備をする
電話をかける際には、資料など電話かけに必要なもの準備しておく必要があります。新規営業電話で、お客様を待たせると、電話を切られてしまう可能性が高いです。机の上を整理して、必要な資料はすぐに確認できるようにしておきましょう。
目的を明確にする
新規営業電話では、最終的な目的をはっきりとさせなければなりません。アポの獲得がゴールであれば、商品やサービスについて詳しく説明する必要はないでしょう。必要以上に電話で説明をしすぎると、逆にマイナスのイメージを与えかねません。
また営業先の相手の状況も理解して電話をかけなければなりません。相手が忙しい状況の中で、長く電話をするのは嫌がられて当然です。新規営業場合は深追いせずにアポのお願いだけをして、電話を切るようにしましょう。
確度の高い営業リストを作成する
新規営業の場合、営業リストが重要です。電話をかけてもアポイントにまったくつながらないリストよりも、アポイントにつながりやすいリストの方が、アポの獲得率が高まるのは当たり前です。また電話営業をしている担当者のモチベーションも上がるでしょう。
そのため確度の高い営業リストを作る必要があります。営業リストを作成する際に、営業先の優先順位をしっかりとつけてリスト化するようにしましょう。
営業リストの質を高めるポイント
- ターゲティングを明確にする: 誰に何を売りたいのか？年齢、性別、職業、興味関心など、ターゲット層を具体的に絞り込みます。
- 情報源を多角化する: 既存顧客データ、業界団体名簿、Webサイト、展示会など、様々な情報源を活用してリストを作成します。
- 最新情報を維持する: 企業情報は常に変化します。定期的にリストを更新し、正確な情報を保つようにしましょう。
- データベースツールを活用する: 顧客管理システムや営業支援ツールを活用し、効率的にリストを管理しましょう。
営業先の情報を調べる
営業先リストに従って順番に電話をかけていくだけではダメです。営業先の情報を入手しておく必要があります。営業先の情報を把握しておくことで、相手との会話が進みやすくなります。その結果、新規営業では成功する可能性も高まるわけです。
自社の商品やサービスを利用したことがないのか、また他社の類似商品を利用したことがあるのかなど、情報を踏まえて話をするようにしましょう。
営業先情報の入手方法
- 企業ホームページ: 会社概要、事業内容、ニュースリリース、IR情報などから、企業の現状を把握できます。
- SNS: Facebook、Twitter、LinkedInなどの公式アカウントから、企業の活動や発信内容を確認できます。
- 業界ニュースサイト: 業界動向や競合情報などを収集することで、営業トークに役立つ情報を得られます。
- 金融情報サイト: 上場企業であれば、財務状況や業績推移などを確認できます。
トークスクリプトを準備する
トークスクリプトとは、電話営業をする際の台本のことです。基本的にはトークスクリプトをもとに話せば良いというものです。トークスクリプトがあるだけで情報が整理でき、相手に情報が伝わりやすくなります。そのためトークスクリプトをしっかりと作成しておくことが非常に大事になってきます。
トークスクリプトは1つのパターンを用意して終わりではありません。相手の質問や反応に対応して、トーク内容を変えていく必要があります。そのためトークスクリプトもいくつか用意して、臨機応変に対応できるようにします。その際、想定問答集も含めておいた方が良いです。
トークスクリプトをもとに的確に反応することで、話がスムーズに進み、新規営業が成功する確率も高まります。どうしても対応できないものは、後日連絡することになりますが、その説明のためのアポイントを取るというやり方もありでしょう。
効果的なトークスクリプト作成のポイント
- 相手の立場に立つ: 相手にとってどのような情報が有益なのか？どのような言葉遣いが適切なのか？を考えながら作成します。
- 簡潔で分かりやすい言葉遣い: 専門用語や難しい言葉は避け、誰にでも理解できる言葉で話しましょう。
- 質問を効果的に使う: 相手のニーズや課題を引き出すために、質問を積極的に活用しましょう。
- 会話の流れを意識する: 自然な会話の流れを意識し、一方的に話すのではなく、相手の反応を見ながら進めていきましょう。
- 修正を繰り返す: 実際に使ってみて、改善点を修正していくことで、より効果的なトークスクリプトに仕上がります。
新規営業電話におけるかけ方のポイント
新規営業電話をかける際には、以下の7つのポイントがあります。
オープニングトークでの挨拶や名乗り方は注意！
新規営業電話をかける際にポイントとなるのは、オープニングトークです。オープニングトークでは、挨拶や会社名と名前を名乗るのが一般的です。オープニングトークで、今回の営業の内容を簡潔伝え、相手に理解してもらう必要があります。最初の印象が非常に重要ですので、シミュレーションをしっかり行うようにしましょう。
好印象を与えるオープニングトークの例
「〇〇株式会社の△△と申します。本日は、貴社ホームページを拝見し、ぜひご提案させていただきたいサービスがございましてご連絡いたしました。〇〇様のお時間を少しだけ頂戴できますでしょうか？」
言葉遣いは丁寧に
言葉遣いは非常に重要です。相手は忙しい中、電話をとっている可能性もあります。そうした際に、相手に対して感謝の気持ちがあるかどうかによって、相手の対応も大きく変わってきます。相手に話を聞いてもらえるように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
声のトーンは注意する
声のトーンにも注意しなければなりません。電話営業なので、あまりにもトーンが高すぎると相手が嫌な気持ちになってしまう可能性が高いです。そのため低いトーンの方が良いでしょう。ただし、あまりにもトーンが低すぎると、暗い印象を与えてしまいます。
また低いトーンの方が高いトーンよりも良いのは間違いありませんが、声が小さくなってしまい、相手に話の内容が伝わらない可能性もあります。普段通りのトーンで自然な話し方の方が、信頼感は得られるはずです。声のトーンは自分ではわかりにくいので、必ず職場で練習してから新規営業電話をするようにしましょう。
声のトーン以外に気を付けること
- 話すスピード: 早口すぎると聞き取れないため、ゆっくりと話すように心がけましょう。
- 発音: 言葉はハッキリと発音し、相手に聞き取りやすいように話しましょう。
- 間: 適度な間を置くことで、相手に考える時間を与え、理解を深めます。
- 笑顔: 電話越しでも笑顔で話すことで、明るい印象を与えられます。
要件を簡潔に話す
新規営業電話では、用件を簡潔に話すことが大事です。限られた中でしっかりと必要な情報を伝えなければならないため、結論ファーストで何を伝えたいか、相手にわかるように話さなければなりません。対面での営業であれば、雑談を入れて、相手との関係を良くする工夫も必要です。
しかし営業電話の場合、長く話すのはマイナスでしかありません。簡潔に用件が伝えられるようにトークスクリプトも作成するようにしましょう。
自分だけ話すのではなく随時質問も含める
営業電話となるとどうしても一方的に話してしまいがちです。そうすると相手はすぐに電話を切ろうと思ってしまいます。そのため随時相手の状況を知るために、質問をしていくことも有効です。相手の課題を知ることで、相手にとってどのようなメリットがあるのかも伝えやすくなるでしょう。
「アウト返し」を考える
営業においては「アウト返し」も重要です。アウトとはお客さん側から断っているという意味ですが、その際に自社の商品やサービスが、他社製品よりも優れていることをうまく伝えられると相手が話を聞いてくれる可能性もあります。
アウトはある程度想定されるので、事前に答えを用意しておくことで対応が可能です。ただし、断られてもしつこく電話をするのは無駄です。「アウト返し」をしてもあっさり断られるようであれば、すぐに電話を切るようにしましょう。
断られれても落ち込まない
最後に新規営業電話は、基本的に断られるのがほとんどだと思っておく必要があります。むしろ相手から積極的に話を聞いてくれることの方が少ないです。そのためすぐに断られたり、無言で電話を切られたりしても落ち込む必要はありません。
深く考えすぎると精神的に落ちてしまう可能性が高いです。あまり深く考えずに、継続的に新規営業電話をしていくようにしましょう。
新規営業電話をする際の注意点
新規営業電話をする際には、以下の注意点にとくに気をつけて行います。
電話をかける時間帯について考える
電話をかける時間帯はとくに考える必要があります。電話をかける時間帯としては、仕事が忙しくなく、休憩時間ではない時でなければなりません。朝早い時間や業務終了間近の時間帯では、相手も忙しく電話に出てくれる可能性はかなり少なくなります。
この時間にたとえ電話に出てもらったとしても、すぐに斬られてしまう可能性が高いです。また昼休憩の時間帯や、休憩直後の時間帯だと出てもらえなかったり、すぐに切られてしまう可能性が高いです。これらの時間帯を避けて、たとえば昼休憩の前や始業時間よりも1時間ぐらい前に電話するようにしましょう。
業界・業種によって最適な時間帯は異なる
- 一般的な企業: 午前10時～11時、午後2時～4時
- 飲食店: 午前10時前、午後3時以降
- 小売店: 開店直後、閉店前
断られても丁寧な対応をする
相手に断られるとどうしても雑な対応になってしまいがちです。しかし相手に断られた時こそ丁寧な対応をしなければなりません。なぜなら新規営業電話は一回で終わらず、また電話をする機会があるからです。相手に悪い印象を与えて電話を切ってしまうと、二度と電話には出てもらえません。断られたとしても良い印象を与えて電話を切るように心がけましょう。
深追いはしない
新規営業電話でよくしてしまいがちなのが深い追いをすることです。相手が断っているのに提案をし続けてしまうと、マイナスの印象を与えかねません。今はSNSなどで企業に対する不満を発信しやすく、拡散されやすい時代です。
営業電話の結果、企業イメージが下がってしまっては意味がありません。相手が一切興味を示さないようであれば、すぐに電話を切るようにしましょう。
不在の場合は相手の戻る時間を聞く
営業電話をしていると、相手が不在の場合もあります。相手が不在の場合は、戻る時間帯を聞いておく方が良いです。その際に戻った時間に、再び電話することを伝えておく必要があります。新規営業電話の場合、相手から折り返し電話が来ることはないので、相手が戻ってくる時間帯にこちらから再び電話をしてみましょう。
電話は自分から切らない
新規営業電話の場合、基本的に電話は自分から切らない方が良いです。そのため相手が電話を切ってから自分も電話を切ります。ただしなかなか相手が電話を切らない場合は、こちらから電話を切る必要もあります。その場合も乱暴に電話を切るのではなく、フックボタンを手で押して切るようにしましょう。
練習をする
電話かけをする際には練習をしておくのも有効です。同じ社員に聞いてもらうのもよいですが、自分で確認できるようにボイスレコーダーに録音してみましょう。自分の声を客観的に聞くことで、話し方の改善ができるはずです。ボイスレコーダーへの録音は、ひとりでも練習できるのでオススメの方法です。
新規営業電話のリストの見直しも必要！
ここまで新規営業電話の事前準備やかけ方、かける際の注意点について解説してきました。新営業電話はほとんど断られるのが一般的です。そのためなるべく確率を上げるためにも、新規営業電話のリストの見直しが必要になってきます。
確度の低い相手に電話をかけ続けていても、ほとんどアポイントは取れません。自社に問い合わせのあったアポイントが取りやすい相手を優先して新規営業電話していくようにしましょう。
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